Matriz GUT: Entenda mais da ferramenta!
Giulia Gonsalez Damore Santoro
O que é a Matriz GUT?
Existe uma determinada dificuldade quando se trata da priorização de obrigações devido a muitas tarefas a serem executadas ao mesmo tempo. A Matriz GUT foi criada por Charles Kepner e Benjamin Tregoe nos anos 80 com o intuito de priorizar qualquer tarefa. É uma das ferramentas mais utilizadas na solução de problemas e é baseada em três critérios: gravidade, urgência e tendência. Cada um desses critérios se baseia em escalas – de 1 a 5 – e, no final, esses valores são multiplicados. O valor final obtido mostrará, do maior para o menor, a ordem correta de priorização de qualquer coisa.
É uma ferramenta de priorização na resolução de problemas em diversos contextos: planejamento estratégico, gestão de projetos, gestão de processos, gestão pessoal e qualquer outra situação que exija a priorização dos processos envolvidos. Outra utilidade dessa matriz é dar prioridade a planos de ação vindos do planejamento estratégico, de acordo com os critérios avaliados. Para alcançar as metas, é necessária a definição de planos de ação personalizados e adequados para cada uma. A matriz GUT ajuda na priorização dessas ações, garantindo que as metas sejam alcançadas.
Problemas fazem parte da rotina de qualquer pessoa, em todos os âmbitos. Entretanto, a matriz GUT é de suma importância devido sua abrangência: pode ser utilizada por qualquer empresa e qualquer área. Essa ferramenta auxilia na tomada de decisões e é fácil de ser aplicada.
Entender e avaliar corretamente os critérios avaliados para a montagem da matriz é essencial para sua montagem.
Entendendo melhor cada um dos critérios.
A sigla de GUT é a abreviação dos critérios que são analisados: gravidade, urgência e tendência. Dentro de cada um são avaliados níveis de gravidade de acordo com os mesmos.
- Gravidade (G): esse critério leva em consideração o impacto que a tarefa causará caso não seja realizado a longo prazo. Ao analisar a gravidade, a pergunta feita deverá ser: quais efeitos a não realização desse projeto poderá causar ao longo do tempo?
Os níveis de gravidade são, de 1 a 5:
- Sem gravidade
- Pouco grave
- Grave
- Muito grave
- Extremamente grave
- Urgência (U): leva em consideração o tempo. Quanto menor o prazo, maior a urgência. Então, a pergunta a ser feita deve ser: quanto tempo esse projeto pode esperar para ser realizado?
Os níveis de urgência são, de 1 a 5:
- Sem urgência
- Pouco urgente
- Urgente
- Muito urgente
- Extremamente urgente
- Tendência (T): o critério de tendência leva em conta a probabilidade do crescimento do problema. Esse critério é importante porque alguns problemas nascem pequenos e tomam uma proporção enorme com o passar do tempo. Ao analisar a tendência, a pergunta a ser feita deverá ser: se eu não resolver esse problema hoje, com qual intensidade ele vai piorar?
Os níveis de tendência são, de 1 a 5:
- Sem tendência de piorar
- Piorar em longo prazo
- Piorar em médio prazo
- Piorar em curto prazo
- Agravar rápido
Como montar uma?
Para definir a ordem exata de priorização de cada tarefa, multiplica-se a pontuação desses três critérios: (G)x(U)X(T). Assim, o resultado com maior pontuação será de 125 pontos e o de menor número 1
- Listar os problemas.
Montar uma matriz GUT de uma maneira correta é preciso seguir alguns passos. O primeiro é realizar uma listagem de todos os problemas de uma determinada área. Para fazer essa listagem, outras ferramentas podem ajudar a perceber de uma forma mais eficiente quais são esses problemas a serem resolvidos; um exemplo de ferramenta útil é a Análise SWOT, que analisa as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Para saber mais sobre a ferramenta, acesse o artigo: Matriz SWOT
- Definir notas para os critérios GUT.
Depois de mapear todos os problemas a serem resolvidos, é preciso atribuir nota para cada um de acordo com os critérios gravidade, urgência e tendência. Situações menos favoráveis recebem notas menores e situações mais favoráveis recebem as maiores notas, de acordo com os níveis que foram explicados anteriormente.
- Multiplicar (G) x (U) x (T)
Nessa fase, todos os problemas já estão listados, assim como as notas atribuídas. Portanto , basta multiplicar os valores de cada um dos atributos. O problema que tiver maior nota na matriz GUT terá de ser priorizado. Por exemplo, se um atributo tiver nota 3 gravidade, 3 em urgência e 5 em tendência. Logo, multiplicando os três valores a nota final será de 45.
- Elaborar os planos de ação
Como explicado anteriormente, essa matriz auxilia na priorização da execução das tarefas. Nessa etapa, o escore dos problemas já está definido, então chegou a hora de pensar em planos de ação para cada um. Os planos de ação podem ser feitos em planilhas automatizadas ou no papel, desde que contenham todas as informações necessárias. O 5W2H é uma ferramenta perfeita para esse tipo de organização. Aqui, os planos de ação são separados em sete critérios que ajudam o gestor a obter um resultado cada vez mais preciso. Você pode acessar uma explicação detalhada sobre essa ferramenta nesse link: 5W2H: A melhor metodologia para criar um plano de ação
Abaixo, um exemplo de planilha para montar esses planos de ação baseada no 5W2H:
Aplicação na Engenharia
Já se sabe que a matriz GUT auxilia na organização e priorização de tarefas, mas qual sua relação com o Mercado da Engenharia?
O mercado de Engenharia passou por grandes mudanças no decorrer dos anos. Viu-se uma necessidade de se adequar às demandas atuais. Uma alternativa que a Engenharia de Produção fornece aos empreendimentos é o Plano de Negócios. Nesse serviço, todas as questões envolventes de um empreendimento são organizadas, estudadas e otimizadas. É nessa questão que a matriz GUT ganha força.
Dentro desse serviço existe o Planejamento Estratégico, que estabelece as metas e passos a serem tomados pelos empreendedores. Definir as metas é uma tarefa que requer uma visão detalhada e ampla sobre determinada realidade. Para isso, a matriz GUT tem mais força quando utilizada com outras ferramentas; análise Swot, análise Pestel e Matriz BCG.
Análise Swot, como citada anteriormente, estuda as oportunidades, ameaças, fraquezas e forças do ambiente em que o negócio está imerso. A análise Pestel permite maior aprofundamento nos estudos do ambiente externo. E, por fim, a Matriz BCG, determina todas as oportunidades de crescimento. Essas três ferramentas detalham as informações e passos a serem seguidos para determinada meta. Agora, com tudo organizado e detalhado, por onde começar? A matriz GUT fornece o estudo de priorização necessário. Ao acessar o link você pode obter mais informações sobre a nova maneira de decolar o seu empreendimento: o plano de negócios. https://www.ejemackenzie.com.br/servico-producao-plano-de-negocios/
Conclusão
A ferramenta Matriz GUT é importante para vários âmbitos da vida de cada um. Ao contrário de algumas ferramentas utilizadas na gestão de negócios, a matriz GUT pode ser utilizada em outros ramos. Como mostrado acima, todas as pessoas demandam de priorização na realização dos afazeres. O fato mais interessante sobre essa matriz é a visão que você pode adquirir durante o processo de montagem.
Esse mecanismo é bem simples de ser utilizado. O primeiro passo é entender os critérios. Depois de separar todos os problemas, é hora de distribuir as notas dentro de cada parâmetro. Com as notas atribuídas, é possível saber qual tarefa priorizar e o motivo disso. Entretanto, são grandes os benefícios de implementar a matriz GUT no seu dia a dia. O texto acima mostra como é simples montar uma matriz GUT. Monte a sua e otimize todos seus afazeres de uma maneira simples e eficaz.
