Priscilla Miranda

O que é gestão de processos?

Gestão de processos é um conjunto de práticas que têm o objetivo de aperfeiçoar os processos organizacionais de uma empresa. Para tanto, é necessário identificar, desenvolver, documentar, monitorar e controlar os processos.

Esses processos organizacionais, que são as atividades realizadas por pessoas ou equipamentos, envolvem a transformação dos imputs (entradas) em outputs (saídas). As entradas seriam, por exemplo, uma matéria-prima e as saídas aquilo que será entregue ao seu cliente. Para que isso aconteça, geralmente, há dezenas de pequenos processos que devem ser seguidos, tanto em uma indústria quanto em uma área administrativa.

A gestão de processos vai elevar continuamente o nível de desempenho e os resultados da empresa.

A metodologia BPM (Bussiness Process Management) para gerir processos permite mapear, conhecer detalhadamente os processos e a finalidade de cada etapa, identificando gargalos e tornando os processos mais eficientes e eficazes.

O mapeamento que é feito permite apresentar de forma gráfica e sequencial as atividades do processo. Ele auxilia a definir e alinhar as atividades, desde os imputs até os outputs, organizando e evitando desperdício de tempo e de recursos, identificando sobrecargas e minimizando atrasos e erros.

Com uma política sólida de gestão de processos, você integra a sua equipe, os seus sistemas e as suas operações para melhorar as ofertas de produtos e serviços para seus clientes.

A gestão de processos se ocupa em rever, melhorar e padronizar as operações. Com ela se garante participação efetiva dos envolvidos e promove o comprometimento com a qualidade. Fazendo com que a empresa nunca se acomode e evolua sempre.

Algumas características da gestão de processos:

• Documentação: Os processos de uma organização precisam estar bem documentados. Assim, não será apenas um colaborador capaz de fazer um conjunto de atividades, pois tudo estará documentado e todos terão um norte do que deve ser feito.
• Entrega de valor: Os processos existem para agregar algum tipo de valor à empresa, ao produto ou serviço comercializado. Se não fica claro de que forma a etapa do processo está agregando valor, pode ser um sinal de que o processo deve ser repensado. Podendo-se tentar eliminar ou minimizar a etapa.
• Monitoramento: Os gestores necessitam de números para saber se os processos estão entregando o que se é esperado. É necessário, ao desenhá-los, pensar em KPIs (Key performance indicators)para se basear a avaliação de desempenho dos processos.

E por que é tão importante?

Porque, em um mercado extremamente concorrido, adotar práticas de gestão de processos pode diferenciar sua empresa de fato. Afinal você será capaz de integrar sua equipe, seus sistemas e seus processos.

A gestão de processos permite que você:

• Concentre o foco no que realmente interessa;
• Implemente uma estratégia operacional eficaz;
• Facilite a gestão através de indicadores de desempenho;
• Facilite a gestão do conhecimento organizacional e a gestão de competências;
• Eleve o nível de satisfação do cliente;
• Otimize o planejamento das atividades, da atribuição de responsabilidades e da racionalização do uso de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros;
• Reduza o ciclo de duração dos processos;
• Reduza os custos dos processos;
• Tenha uma metodologia padronizada;
• Tenha melhorias contínuas, evitando retrabalhos, gargalos e garantindo uma fluidez no fluxo de trabalho.

 

O que vai acontecer se eu não tiver uma boa gestão de processos?

A empresa pode ficar pra trás no mercado. Afinal, os colaboradores não estarão familiarizados com os processos e o cliente não enxergará valor diferenciado no produto ou serviço ofertado.

Qualquer um que colabore para a criação de processos organizacionais mais eficientes terá grande destaque no mercado de trabalho. Além de ter a possibilidade do aumento da margem de lucro ou melhora na produção.

Agora você já compreendeu os princípios por trás da gestão de processos e sua importância. Porém para aplicá-la existem várias abordagens e metodologias que podem ser utilizadas. Desse modo, para garantir uma boa aplicação você pode contar com o nosso serviço de Gestão de Processos na EJEM.