Metodologia 5S: Por que e como implementá-la

Heitor Baldini Bomfim e Taís Pinto Alves Hayar

O que é 5S:

Após a Segunda Guerra Mundial, o Japão estava devastado. Havia a necessidade de se reerguer; para isso, as indústrias precisavam se recuperar, mesmo com escassez de recursos. Nesse cenário, surgiu a filosofia, metodologia ou sistema conhecido como 5S. O qual auxiliaria todo tipo de empresa a evitar desperdícios. Definindo em seu ambiente de trabalho o que é necessário e o que não é. Assim, poupando recursos e livrando-se de empecilhos para a produtividade.

O 5S também está intrinsecamente ligado aos termos de Gestão da Qualidade e Qualidade Total. E não à toa, sendo crucial desde o princípio para o Sistema Toyota de Produção. Inovador na época, porém eternizado até hoje.

Sendo o 5S uma das principais filosofias empresariais do Japão a partir da segunda metade do Século XX. É entendível o quão importante foi para o país, tendo em vista o exemplo que ele é hoje em dia. Pensando em termos de desenvolvimento e diversos outros âmbitos. O sistema 5S, como diz o nome, baseia-se em cinco pilares, os cinco “S”. Também chamados de sensos. Cada um deles representa um conceito, sendo cada um acoplado a um objetivo, e visando a conscientização da empresa. De maneira individual, eles serão melhor explicados a seguir.

O que significa cada “S”:

1. Seiri (整理) – Utilização

O senso de Utilização refere-se à análise e separação do que é útil ou inútil num espaço de trabalho. Então, excluindo-se objetos que forem desnecessários ou críticos ao sucesso. São eliminados itens que não agregam ao ambiente de trabalho, itens em excesso, itens pouco usados etc.

Com essa melhora na organização espacial, permite-se um ganho de espaço, poupando-se também tempo e ainda custos.

2.  Seiton (整頓) – Organização

O segundo senso traz a necessidade de distribuir itens úteis de maneira organizada, até mesmo em nichos, seguindo sempre alguma lógica. No caso de divisão por nichos (categorias), é interessante o uso de rotulações por área.

Outro ponto chave desse senso, é o questio de deixar tais itens em um local de fácil acesso. Consequentemente, isso tudo facilita que qualquer item seja achado com o máximo de agilidade possível, pois visa uma organização eficaz.

3.  Seiso (清掃) – Limpeza

Este senso simboliza a questão da higiene e limpeza geral. Feita o mais rápido possível no ambiente de trabalho, e portanto, em qualquer item ou ferramenta. Fazendo então com que tudo esteja sempre pronto para uso e realocado para seu devido lugar. Sendo assim, o senso de Limpeza torna o ambiente mais produtivo.

 4.  Seiketsu (清潔) – Padronização

Já o senso de Padronização baseia-se na ideia de exatamente possuir padrões e normas. Esses, que ditem como tudo deve ser e de maneira uniforme. Dentro disso, incluem-se: processos, condições de trabalho, responsabilidades de cada um etc.

Ou seja, este senso enfoca na regragem dos três anteriores e numa frequência de aplicação diária. Sempre evitando que a desorganização inicial do ambiente retorne.

5.  Shitsuke (躾) – Disciplina

O último dos sensos remete a algo imprescindível para todos os outros, sem exceção. Trata-se da manutenção e aprimoração contínua do 5S. Assim, tal princípio depende da disciplina que todos membros de uma linha de produção precisam ter. Para que então cada um dos outros “S” sejam mantidos constantemente.

Além da disciplina em si, esse conceito está relacionado à conscientização dos funcionários. De modo que, todos saibam o padrão do que fazem. Além do quão importante é o papel de cada um para a manutenção do 5S na empresa.

Isso não só favorece uma mentalidade coletiva em que todos fazem sua parte, mas também viabiliza um aprimoramento contínuo da organização. Levando a possíveis descobertas de novos problemas e novas soluções.

Por que aplicar:

A metodologia 5S traz diversos benefícios para as empresas e nos traz, no aprendizado e na prática diária, melhorias na nossa vida pessoal e profissional. Afinal, possui um método pautado em pilares que nos fazem aumentar nossa visão para desperdícios, autogestão, disciplina e respeito à cultura organizacional.

A melhora no clima organizacional das empresas é um dos motivos para a aplicação da metodologia, pois uma vez que todos da empresa estão alinhados com padrões, cultura e utilização de materiais, há uma maior proximidade entre os colaboradores. Pois entendem o seu papel e o do outro.

Além disso, o aumento da produtividade também é um excelente motivo para você aplicar o 5s na sua empresa. Com menos desperdícios, mais organização e padronização de processos e o crescimento da disciplina, a produção se torna mais fácil e leve. Quando sabemos “onde estamos pisando”, o caminho fica mais claro.

O terceiro motivo é a maior motivação da equipe. O 5S é pautado na ideia de criarmos hábitos e valores saudáveis para a nossa vida pessoal e profissional, que nos faça entender a importância do nosso trabalho e de nossas ações. De fato influenciando diretamente na nossa motivação.

Outro motivo importantíssimo é a diminuição de falhas e acidentes de trabalho, certamente por trabalhar com padronização, disciplina, organização e utilização.

O último motivo é talvez um dos mais atrativos: a redução de custos e evitar o desperdício. O Programa 5S trabalha com treinamentos, planos de ações e auditorias. Quando há uma avaliação contínua de processos, projetos e materiais, os desperdícios e custos desnecessários são mais facilmente visualizados.

Como aplicar:

A metodologia é extremamente versátil e pode ser aplicada em diversas esferas, mas existe um passo a passo com 5 etapas que pode ser seguido para entender a melhor maneira de a introduzir.

1. Diagnóstico Inicial: Diagnóstico relato-fotográfico nas áreas administrativas e operacionais; entrevistas/vídeos com 3 a 5 pessoas para depoimentos sobre expectativa, emissão e preparação dos treinamentos conceituais e de gestores;
2. Criação de campanhas de lançamento, informação e conscientização: São criadas peças publicitárias de endomarketing para comunicar passos importantes da implantação, conceitos e incentivar a participação de todos, em diversos formatos;
3. Palestra Conceitual 5S: Para o conhecimento da metodologia e conscientização;
4. Treinamento de Formação de Consultores Internos: Visa a formação de uma equipe. E esta deve ser capaz de implantar e avaliar o nível de implantação e manutenção do Programa (Comitê de Implantação);
5. Consultoria de acompanhamento da evolução dos planos de ação e consolidação do programa 5S: Caso a empresa necessite de acompanhamento para implantação, será elaborado um cronograma de atividades validadas após o diagnóstico inicial e treinamentos.

Exemplos de grandes empresas que aplicam o 5S:

Não é segredo que há um grande número de corporações multinacionais popularmente conhecidas que fazem uso da filosofia 5S em seu dia-a-dia. Essa metodologia está presente no mundo há décadas e sempre pode ser atualizada para a situação atual do mundo e da sua empresa.

Uma empresa extremamente conhecida que faz uso dessa metodologia é a Coca-Cola.Ela implementou o método 5S em uma linha piloto de produção. Em pouco tempo, já foi possível observar resultados expressivos no foco e organização do setor.

Após identificar os impactos positivos da metodologia, a empresa estendeu a ferramenta para todos os setores, moldando, com organização, o trabalho de cada colaborador e os resultados da equipe como um todo.

De acordo com a supervisora da fábrica, Elaine Nascimento, o método é eficaz e contribui em diversos aspectos, inclusive para a redução de reclamações na fábrica.

“É bom em todos os sentidos, pois o processo melhora a qualidade do serviço realizado e, consequentemente, prestado aos nossos clientes e consumidores, ficamos com uma estrutura de trabalho mais organizada. Além disso, os riscos de segurança no trabalho diminuíram e a mobilidade das pessoas aumentou”

A política de gestão da empresa é bastante rigorosa e a implementação do 5S é um sinal de que o método, além de eficiente, pode ser adaptado em qualquer tipo de empresa, independentemente do seu porte ou ramo de atuação.

Outra empresa de referência que faz uso da metodologia é a Toyota, que foi a primeira a aplicar a metodologia. Como ferramenta de negócios e levando em consideração a sua facilidade de implementação, a metodologia chamou atenção dos gestores da empresa, que colocaram em prática os preceitos em seus sistemas de produção.

A eficiência e inteligência do sistema foram tão expressivas que até hoje o 5S é utilizado na Toyota, sinônimo de organização e eficiência e uma das responsáveis por tornar o programa uma das técnicas mais populares de produção e eficiência do mundo.

Elas são exemplos de sucesso que mostram a real eficácia de tal metodologia e que pode ser instaurada em qualquer escala empresarial.

O 5S em meio ao Gerenciamento da Qualidade:

Dentro da Gestão da Qualidade, existem muitas filosofias, ferramentas e conceitos, de modo que quase sempre se relacionam ou coincidem. Um exemplo é, como mencionado anteriormente, o 5S ser um dos pilares para o STP (Sistema Toyota de Produção), o qual também é conhecido como Lean Manufacturing ou Manufatura Enxuta.

Resumindo um pouco o STP, ele baseia-se na estabilidade e padronização do trabalho na linha de produção. Tornando os processos nivelados e gerenciados de acordo com a demanda pelos produtos. Além disso, o grande foco final desse sistema de produção é nada mais nada menos que o cliente.

A relação é forte entre os dois conceitos, 5S e STP. E tal laço se deve resumidamente aos fatores de que na manufatura enxuta os processos precisam ter sua agilidade e eficácia maximizadas. Ou seja, para atender às variações de demanda não podem haver desperdícios, além de ser necessária uma padronização de operações. Então, é mais do que óbvio o quanto se encaixa a metodologia 5S para ser uma base sólida dentro do STP.

O Gerenciamento da Qualidade é importantíssimo para qualquer empresa que se preze. Pois, ao gerir sua qualidade interna, ganha-se qualidade em seu produto ou serviço. Com isso adquire-se melhor opinião do cliente, e consequentemente um aumento da competitividade. Por fim e logicamente, o 5S é imprescindível para a Gestão da Qualidade, sendo então uma metodologia chave para o destaque empresarial.